De juridische wereld ondergaat een transformatie terwijl COVID-19 aspecten van gegevensbestuur (data governance) en eDiscovery-praktijken blijft veranderen.
Gegevensbestuur omvat identificatie en scheiding van gegevens op basis van de gevoeligheid van de inhoud met behulp van Information Rights Management (IRM). Het omvat het beheer van toegangsrechten en functies voor het voorkomen van gegevensverlies, zoals versleuteling, automatische labeling van gevoelige informatie op basis van kunstmatige intelligentie (AI), watermerken en visuele indicatoren om ervoor te zorgen dat gegevens veilig zijn in rust, in gebruik en in beweging. Het maakt ook het zoeken naar en de vindbaarheid van documenten eenvoudiger.
Over het algemeen bevordert gegevensbestuur gegevensbeveiliging waarbij een systeem drie opvallende kenmerken dient te handhaven die door de wet worden voorgesteld (zie de Amerikaanse Federal Information Security Modernization Act van 2014). Dat zijn (a) vertrouwelijkheid van gegevens, wat inhoudt dat geautoriseerde beperkingen op toegang en openbaarmaking behouden blijven, (b) gegevensintegriteit, wat inhoudt dat bescherming wordt geboden tegen ongeoorloofde wijziging of vernietiging van gegevens en dat onweerlegbaarheid en authenticiteit van informatie wordt gewaarborgd, en (c) beschikbaarheid van gegevens om tijdige en betrouwbare toegang tot en gebruik van gegevens te waarborgen.
Strafpleiters, advocaten en juridische medewerkers, alsook federale en staatsrechtbanken, zetten zich schrap voor een wijziging van de procedures, manier en uitwisseling van discovery data in de postpandemische wereld van vandaag - een wereld waarin virtuele onderlinge relaties vaker voorkomen. Nu velen vanuit de beslotenheid van hun huis werken in het vertrouwen dat strikte tijdlijnen voor data discovery en de overlegging van gegevens worden gehandhaafd, bestaat de uitdaging erin om de wet te blijven naleven en te voldoen aan de richtlijnen van het Electronic Discovery Reference Model (EDRM).
De eerste stap in de EDRM-workflow is informatiebeheer, met andere woorden: gegevensbestuur. Dit benadrukt het belang dat het referentiemodel hecht aan gegevensbestuur. Goed gegevensbestuur vormt de ruggengraat van het zoeken, ophalen en beschermen van gegevens, wat leidt tot betere eDiscovery. In 2015 is Regel 37(e) van de Federal Rules of Civil Procedure (FRCP) bijgewerkt, waardoor rechtzoekende partijen redelijke maatregelen moeten nemen om elektronisch opgeslagen informatie (Electronically Stored Information (ESI)) te bewaren. Deze vereiste bracht het belang van gegevensbestuur naar voren. Volgens de nieuwe regel kan een rechtbank, als een partij wordt benadeeld door verlies van ESI, de partij bij wie ESI verloren is gegaan, bestraffen wegens gebrek aan redelijke maatregelen voor het behoud van ESI. Beter en slimmer gegevensbestuur helpt om aan wettelijke vereisten te voldoen.
Oplossingen voor massale gegevensopslag voor het beheer van gegevensbestuur
Van de vele problemen waar eDiscovery-professionals voor staan, is de overdracht en hosting van gegevens voor juridische beoordeling het meest urgent. Op afstand werken in onsamenhangende omgevingen brengt veel lastige uitdagingen met zich mee. Het gebrek aan bandbreedte in beveiligde vaste netwerken verergert het probleem - een probleem dat niet eenvoudig kan worden opgelost. Gegevensoverdracht vereist intensieve tijd en inspanning, wat resulteert in nadelige gevolgen voor de stap van het verzamelen van gegevens van de EDRM. Evenzo vormen de EDRM-vereisten voor de stappen van bewaring en verwerking voorafgaand aan juridische beoordeling een uitdaging vanwege de veeleisende vereisten van versleutelingsstandaarden en veilige bewaring wanneer de gegevens in rust zijn.
In een typische rechtszaak waarbij eDiscovery betrokken is, stuiten de partijen op verschillende ongelijksoortige informatiebronnen, waaronder (a) actieve gegevens van lokale schijven, netwerkshares of e-mails, (b) cloudsystemen, (c) mobiele apparaten, (d) offline bronnen, (e) back-upgegevens en (f) gegevens die worden bewaard in "niet gemakkelijk toegankelijke" gebieden (volgens FRCP-regel 26), zoals verouderde gegevensopslagsystemen. Het verzamelen van gegevens uit deze bronnen vereist technische expertise.
Verzamelde gegevens moeten met hoge snelheid worden verplaatst - met behoud van beveiliging - naar een veilige en fraudebestendige locatie, hetzij voor bewaring of verwerking voorafgaand aan juridische beoordeling. Meestal is de omvang van de betrokken gegevenssets groot, en loopt deze op tot meer dan honderden gigabytes of zelfs terabytes. Het handhaven van de vertrouwelijkheid van gegevens is van het grootste belang. Aangezien de gegevens worden verzameld als reactie op een discoveryverzoek in een rechtszaak of een dagvaarding van een derde partij, herbergen ze meestal zeer vertrouwelijke informatie waarvoor in rust en tijdens verzending geavanceerde versleutelingsstandaarden vereist zijn.
Gelukkig biedt Seagate's nieuwe Lyve-platform voor massale gegevensopslag een oplossing voor het probleem.
Het Lyve-ecosysteem biedt een holistische oplossing voor het beheren van perifere gegevensoverdrachten met massale capaciteit en vlotte cloudopslag. Lyve Mobile Data-Transfer-as-a-Service en Lyve Cloud Storage-as-a-Service pakken de belangrijkste pijnpunten in de juridische sector aan, met name waar ze verband houden met eDiscovery-behoeften. Seagate maakt gebruik van zijn zelfversleutelende schijftechnologie en biedt een betrouwbare, veilige en snelle service voor gegevensoverdracht waarmee gegevens met weinig tot geen risico kunnen worden overgedragen. De vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens blijft altijd gehandhaafd, zodat de kritieke doelstellingen van gegevensbestuur worden behaald. De modulaire bouwstenen van het Lyve-platform voor massale gegevensopslag zijn ontworpen om naadloos samen te werken, en bestaan uit verschillende stukjes gegevensopslag die in elkaar passen als puzzelstukjes.
Flexibele, onbeperkte cloudopslag met strenge beveiligingsstandaarden
Lyve Cloud biedt een nieuwe benadering van cloudopslag. Het biedt gebruikers niet alleen permanente beschikbaarheid en beveiliging van wereldklasse, maar ook volledige flexibiliteit om alleen de gegevens op te slaan die ze op een bepaald moment nodig hebben - en dat alles tegen voorspelbare kosten, uitsluitend gebaseerd op de gebruikte capaciteit. Hierdoor kunnen organisaties de gegevens die ze in Lyve Cloud bewaren naar behoefte in real time op- en afschalen zonder de gebruikelijke ingress- en egressvergoedingen voor het toevoegen aan of weghalen van gegevens uit de cloud. Dit maakt Lyve Cloud bij uitstek geschikt als oplossing voor problemen met betrekking tot eDiscovery, omdat tijdens een rechtszaak de reikwijdte en omvang van relevante gegevenssets vaak snel veranderen. Een andere uitdaging waar advocatenkantoren, eDiscovery-leveranciers en andere organisaties voor staan, is de noodzaak om externe gegevens in hun systemen toe te laten, wat de deur opent naar de mogelijkheid van cybercriminaliteit of de introductie van malware. Lyve Cloud kan hulp bieden bij dit probleem door gegevens gescheiden te houden van de normale dagelijkse werksystemen van de organisatie. Bovendien worden gegevens die in Lyve Cloud zijn opgeslagen altijd versleuteld in rust en in beweging, en worden gegevens door objectonveranderlijkheid verdedigd tegen ransomware, beschadiging of verwijdering.
Seagate beheert de gegevensoverdracht op een manier die de controleketen waarborgt en de herkomst van de gegevens handhaaft bij hun verplaatsing door verschillende locaties en gegevensdomeinen. De Lyve Mobile Data-Transfer-as-a-Service van Seagate biedt manieren om grote gegevenssets veilig en vertrouwelijk van periferie naar cloud en naar elk datacenter te verplaatsen met behulp van schijven met enorme opslagcapaciteit. Deze service is met name handig in octrooigeschillen waarbij grote schematische ontwerpbestanden moeten worden verplaatst die op het kantoor van een partij moeten worden gehost voor inspectie in het kader van een gerechtelijk bevel.
Het Lyve-ecosysteem is ontworpen in het besef dat geen enkel systeem voor iedereen geschikt is. Een typische externe gebruiker kan bijvoorbeeld gegevens verzamelen op een Lyve Mobile Shuttle, of gegevens kunnen rechtstreeks worden gestreamd van cloudservers of on-premises servers naar Lyve Cloud. In alle situaties zullen de herkomst van de gegevens, de controleketen en de beveiliging altijd worden gehandhaafd. Dit biedt een voorsprong op het gebied van gegevensfiltering, bij hosting in Lyve Cloud voor juridische verwerking, beoordeling en analyse, en overlegging. Met zijn Lyve Managed Migration Services biedt Seagate ook mogelijkheden voor het herstel en behoud van verouderde gegevens. De verouderde gegevens kunnen eenvoudig worden gehost in Lyve Cloud en bedrijven kunnen verschillende tools met AI gebruiken om inzichten te verkrijgen en conclusies te trekken alvorens ze aan de rechtbank of advocaat van de tegenpartij te overleggen.
De gegevens blijven gedurende de hele levenscyclus zichtbaar en transparant voor de eigenaar - of het nu is tijdens het streamen van gegevens met behulp van een eenvoudige opslagservice-API of bij gebruik van een Lyve Mobile Shuttle - om ze te uploaden naar Lyve Cloud. Het hele Lyve-ecosysteem is geharmoniseerd en kan vrijwel onmiddellijk gegevenstoegang bieden zonder dat er verdere systeemvereisten nodig zijn.
Het volledige Lyve-opslagplatform elimineert elke onzekerheid op het gebied van gegevensoverdracht en -hosting, biedt zekerheid tegen gegevensdiefstal bij het verrichten van eDiscovery in dringende rechtszaken en in alle scenario's voor gegevensbestuur.
Klik hier voor meer informatie over Lyve.
