Le secteur juridique subit une transformation qui découle de l'impact de la COVID-19 sur divers aspects pratiques de la gouvernance des données et de l'eDiscovery.
La gouvernance des données consiste à identifier et classer les données selon la sensibilité du contenu en s'appuyant sur la gestion des droits relatifs à l'information. Elle regroupe la gestion des droits d'accès et les fonctionnalités de prévention des pertes de données comme le chiffrement, l'étiquetage automatique des informations sensibles par intelligence artificielle (IA), les filigranes et les indicateurs visuels, pour garantir la sécurité des données lorsqu'elles sont au repos, actives et en mouvement. Elle facilite également la recherche de documents et leur accès.
De manière générale, la gouvernance des données établit une sécurité des données qui requiert un système permettant de maintenir trois caractéristiques essentielles selon la loi (voir la loi Federal Information Security Modernization Act de 2014). Ces caractéristiques sont (a) la confidentialité des données qui consiste à appliquer des restrictions légales en matière d’accès et de divulgation, (b) l’intégrité des données qui consiste à prévenir toute modification ou destruction impropre des données, notamment en assurant leur non-répudiation et leur authenticité, et (c) la disponibilité des données qui vise à garantir la capacité d'accéder aux données et de les exploiter à tout moment.
Les médiateurs professionnels, avocats et conseillers juridiques, ainsi que les systèmes judiciaires fédéraux et nationaux, appellent de leurs vœux une modification des procédures, usages et échanges liés aux données de découverte dans le monde post-pandémie actuel où les interrelations virtuelles sont plus que jamais présentes. Alors que de nombreux télétravailleurs sont tenus à des délais stricts pour la production de données de découverte, le défi consiste à respecter simultanément la loi et les directives de l'EDRM (Electronic Discovery Reference Model, modèle de référence en matière de découverte électronique).
La première des exigences du modèle EDRM est la gestion de l'information, autrement dit la gouvernance des données. Cela souligne l'importance que le modèle de référence accorde à la gouvernance des données. La qualité de la gouvernance est la pierre angulaire de la recherche, de la récupération et de la protection des données, qui font toute l'efficacité de l'eDiscovery. En 2015, l'article 37(e) du code fédéral de procédure civile (FRCP, Federal Rules of Civil Procedure) était amendé pour imposer aux plaideurs de prendre des mesures raisonnables pour conserver les informations stockées électroniquement (ESI, electronically stored information). Cette exigence a mis en exergue l'importance de la gouvernance des données. Selon ce nouvel article, si un tribunal établit qu'une perte d'ESI porte préjudice à une partie, la partie responsable de cette perte par son manquement à mettre en place des mesures raisonnables pour conserver les ESI peut être sanctionnée. Pour mieux respecter toutes ces obligations légales, il convient de mettre en œuvre une gouvernance des données améliorée et plus intelligente.
Des solutions de stockage en masse pour assurer la gouvernance des données
Parmi les nombreux problèmes que rencontrent les professionnels de l'eDiscovery, les plus épineux sont sans doute le transfert et l'hébergement des données en vue de leur examen juridique. Et le travail à distance dans des environnements peu cohérents rend ces tâches encore plus complexes à de nombreux égards. Ainsi, le faible débit des réseaux dédiés sécurisés pose un problème difficile à résoudre. Le transfert de données demande énormément de temps et d'efforts, ce qui impacte la phase de collecte des données dans le modèle EDRM. De même, les phases de conservation et de traitement qui précèdent l'examen juridique dans le modèle EDRM constituent un défi, compte tenu des contraintes liées aux normes de chiffrement et à la sécurisation des données au repos.
Dans le cadre d’un litige classique impliquant de l’eDiscovery, les parties ont à gérer différentes sources d’informations distinctes, y compris (a) des données actives sur des disques locaux, des partages réseau ou des messageries, (b) des systèmes cloud, (c) des appareils mobiles, (d) des sources hors ligne, (e) des sauvegardes et (f) des données stockées sur des supports peu accessibles (selon l’article de la loi FRCP), comme des systèmes de stockage de données anciens. La collecte des données à partir de ces sources requiert une expertise technique.
Les données collectées doivent être transférées rapidement, sans compromis sur la sécurité, vers un emplacement sécurisé et inviolable afin d'être conservées ou traitées avant leur examen juridique. Le plus souvent, il s'agit d'ensembles de données volumineux, pesant plusieurs centaines de gigaoctets, voire plusieurs téraoctets. La confidentialité de ces données relève de la plus haute importance. Ayant été collectées en réponse à une demande d'informations dans le cadre d'un litige ou d'une assignation tierce, elles renferment généralement des informations hautement confidentielles qui requièrent des normes de chiffrement avancées, au repos comme en transit.
Heureusement, la nouvelle plate-forme de stockage de données en masse Lyve de Seagate apporte une solution à ce problème.
L’écosystème Lyve constitue une solution globale pour gérer les transferts massifs de données en périphérie et faciliter leur stockage dans le cloud. Le transfert de données Lyve Mobile en tant que service et le stockage Lyve Cloud en tant que service apportent des solutions aux principales difficultés du secteur juridique, en particulier dans le domaine de l'eDiscovery. Grâce à sa technologie de disques avec autochiffrement, Seagate est en mesure de proposer un service de transfert de données sûr, fiable et rapide, pratiquement sans aucun risque. La confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données, à savoir les objectifs centraux de la gouvernance des données, sont assurées en permanence. Les composants modulaires de la plate-forme de stockage de données en masse Lyve sont faits pour fonctionner de manière cohérente, en regroupant différentes formes de stockage qui s'assemblent comme les pièces d'un puzzle.
Stockage cloud illimité et flexible répondant à des normes de sécurité strictes
Lyve Cloud représente une nouvelle approche du stockage dans le cloud. Non seulement ce service offre une disponibilité permanente et une sécurité de pointe, mais aussi il laisse les utilisateurs entièrement libres de ne stocker que les données nécessaires à un instant T, le tout à un tarif prévisible basé exclusivement sur la capacité utilisée. Les entreprises peuvent ainsi réduire ou augmenter en temps réel le volume de données qu'elles stockent dans Lyve Cloud, en fonction de leurs besoins, sans les frais d'entrée et de sortie que d'autres facturent à chaque ajout ou suppression de données. Tout cela fait de Lyve Cloud une solution idéale aux problèmes liés à l’eDiscovery, car la portée et le volume des ensembles de données associés à un litige peuvent varier très rapidement. Par ailleurs, les cabinets d’avocats, les fournisseurs de services d’eDiscovery et d’autres entreprises sont souvent confrontés au dilemme de l'intégration de données externes dans leurs systèmes, qui ouvre une brèche aux cybercriminels et aux logiciels malveillants. Lyve Cloud peut contribuer à résoudre ce problème en conservant ces données à l’écart des systèmes utilisés quotidiennement par l’entreprise concernée. De plus, dans Lyve Cloud, les données stockées sont toujours chiffrées au repos et en transit, et l'immuabilité des objets protège les données contre les rançongiciels, la corruption et les suppressions.
Seagate transfère les données de manière à garantir le respect des conditions de stockage et la traçabilité des données qui transitent d'un emplacement ou d'un domaine à un autre. Le transfert de données Lyve Mobile en tant que service de Seagate offre différents moyens confidentiels et sécurisés de déplacer des ensembles de données volumineux à l'aide de disques de très grande capacité, de la périphérie au cloud et vers tout centre de données. Ce service s'avère particulièrement utile en cas de litige relatif à un brevet nécessitant de transférer des fichiers de schémas de conception volumineux à un cabinet d'avocats en vue de leur inspection dans le cadre d'une ordonnance de tribunal.
L'écosystème Lyve a été conçu dans l'idée qu'un seul et même système ne peut pas convenir dans toutes les situations. Par exemple, les données peuvent être collectées par un télétravailleur sur un Lyve Mobile Shuttle ou transmises sous forme de flux depuis le cloud ou des serveurs sur site vers Lyve Cloud. En toutes circonstances, la provenance des données, les conditions de stockage et la sécurité sont garanties. Cela vous donne une longueur d'avance pour le filtrage des données, leur configuration en vue d'un traitement, d'un examen ou d'une analyse juridique lorsqu'elles sont hébergées sur Lyve Cloud, et pour la production. Seagate propose également des services de restauration et de conservation de données anciennes via Lyve Managed Migration Services. Cela vous permet d'héberger facilement d'anciennes données sur Lyve Cloud et de les traiter avec différents outils d'IA pour en extraire des résultats et des informations exploitables à produire devant un tribunal ou à l'avocat de la partie adverse.
Le propriétaire profite d'une visibilité intégrale sur ses données tout au long de leur cycle de vie, qu'elles soient transmises en streaming via une simple API du service de stockage ou à l'aide d'un Lyve Mobile Shuttle en vue de leur importation sur Lyve Cloud. L'écosystème Lyve offre une cohérence globale et un accès quasi immédiat aux données, sans configuration système particulière.
La plate-forme de stockage Lyve dans son ensemble élimine toute incertitude concernant le transfert et l'hébergement des données, et vous apporte l'assurance d'être protégé des vols de données durant les procédures d'eDiscovery portant sur des litiges urgents, ainsi que dans tous les scénarios de gouvernance des données.
Cliquez ici pour en savoir plus sur le service Lyve.
