El mundo legal está pasando por una transformación a medida que la COVID-19 sigue alterando los aspectos de la gestión de datos y la práctica del descubrimiento electrónico.
La gestión de datos incluye la identificación y la segregación de los datos de acuerdo con la sensibilidad del contenido y hace uso de la gestión de derechos de la información. Abarca la administración de los derechos de acceso y las características de prevención de la pérdida de datos, como lo son el cifrado, el etiquetado automático de información sensible habilitado para la inteligencia artificial (IA), las marcas de agua y los indicadores visuales para garantizar que los datos estén seguros cuando estén en reposo, cuando se usen y cuando estén en movimiento. También facilita la búsqueda y la localización de los documentos.
En general, la gestión de datos exige una seguridad de datos que requiere un sistema para mantener tres características destacadas propuestas por ley (consulte la Ley Federal de Modernización de la Seguridad de la Información de 2014). Estas son (a) la confidencialidad de los datos, lo que significa preservar las restricciones autorizadas sobre el acceso y la divulgación, (b) la integridad de los datos, lo que significa protegerse contra la modificación o destrucción indebida de los datos e incluye garantizar el reconocimiento y la autenticidad de la información, y (c) la disponibilidad de los datos para garantizar el acceso fiable y oportuno a los datos y su uso.
Los profesionales en litigios, abogados y asistentes legales, así como los sistemas judiciales federales y estatales, se preparan para una modificación de los procedimientos, la forma y el intercambio de datos descubiertos en el mundo actual después de la pandemia; un mundo en el que las interrelaciones virtuales son más frecuentes. Con tantas personas trabajando desde los confines de sus hogares con la expectativa de mantener estrictos plazos de descubrimiento y producción de datos, el desafío es cumplir con la ley y con las pautas del Modelo de referencia del descubrimiento electrónico (EDRM, por sus siglas en inglés).
El primer paso en el flujo de trabajo del EDRM es la gestión de la información. En otras palabras, la gestión de los datos. Esto resalta la importancia que el modelo de referencia supone para la gestión de los datos. Una buena gestión de datos forma la red central para la búsqueda, la recuperación y la protección de datos, lo que genera un mejor descubrimiento electrónico. En 2015, se actualizó la regla 37(e) de las Reglas Federales de Procedimiento Civil (FRCP, por sus siglas en inglés), la cual exige que los abogados litigantes tomen las medidas pertinentes para preservar la información almacenada de manera electrónica (ESI, por sus siglas en inglés). Este requisito resaltó la importancia de la gestión de los datos. De acuerdo con la nueva regla, si un tribunal determina que una parte se ve perjudicada por la pérdida de la ESI, puede sancionar a la parte que perdió la ESI por no tomar medidas razonables para preservar la ESI. Una gestión de datos más eficaz e inteligente ayuda a cumplir con los requisitos de la ley.
Soluciones de almacenamiento de datos masivos para la gestión de los datos
Entre los problemas que enfrentan los practicantes del descubrimiento electrónico, la transferencia y el alojamiento de los datos para la revisión legal resultan ser los más apremiantes. El hecho de trabajar a distancia en entornos inconexos plantea muchos desafíos difíciles. La falta de ancho de banda en redes dedicadas y seguras agrava el problema, y esto no es fácil de resolver. La transferencia de datos requiere mucho tiempo y esfuerzo, lo que genera impactos adversos en el paso de recopilación de datos del EDRM. Del mismo modo, los requisitos del EDRM para los pasos de conservación y procesamiento antes de la revisión legal son un desafío, debido a los rigurosos estándares de los requisitos de cifrado y de la conservación de la seguridad cuando los datos están en reposo.
En un litigio típico que involucra el descubrimiento electrónico, las partes encuentran una variedad de fuentes de información discrepantes, que incluyen (a) datos activos de unidades locales, recursos compartidos de red o correos electrónicos, (b) sistemas de la nube, (c) dispositivos móviles, (d) fuentes sin conexión, (e) datos de las copias de seguridad y (f) datos que se mantienen en áreas "que no son de fácil acceso" (según la regla 26 de las FRCP), como los sistemas de almacenamiento de datos heredados. La recopilación de datos de estas fuentes requiere experiencia técnica.
Los datos recopilados deben moverse a gran velocidad (sin dejar de lado la seguridad) a una ubicación segura y a prueba de alteraciones, ya sea para su conservación o procesamiento antes de la revisión legal. Generalmente, el tamaño de los conjuntos de datos involucrados es grande y supera los cientos de gigabytes o incluso de terabytes cuando se ejecuta. Mantener la confidencialidad de los datos es de suma importancia. Dado que los datos se recopilan en respuesta a una solicitud de descubrimiento en un litigio o un citatorio de un tercero, por lo general albergan información altamente confidencial que requiere estándares avanzados de cifrado en reposo y en transmisión.
Afortunadamente, la nueva plataforma de almacenamiento de datos masivos Lyve de Seagate ofrece una solución a este problema.
El ecosistema de Lyve ofrece una solución holística para gestionar las transferencias de datos de la periferia de capacidad masiva y el almacenamiento en la nube sin fricciones. La transferencia de datos de Lyve Mobile y el almacenamiento en la nube de Lyve (los cuales se suministran como un servicio) abordan puntos débiles que son claves en la industria legal, en especial en lo que se refiere a las necesidades del descubrimiento electrónico. Seagate le saca provecho a su tecnología de unidad con autocifrado, por lo que ofrece un servicio de transferencia de datos confiable, seguro y rápido que permite que los datos se transfieran con poco o ningún riesgo. La confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos siempre se mantiene, lo que garantiza que se logren los objetivos fundamentales de la gestión de datos. Los bloques de construcción modulares de la plataforma de almacenamiento de datos masivo Lyve están diseñados para funcionar juntos de manera ininterrumpida y comprenden varias piezas de almacenamiento de datos que encajan como las piezas de un rompecabezas.
Almacenamiento en la nube flexible e ilimitado con estrictos estándares de seguridad
Lyve Cloud ofrece un nuevo enfoque para el almacenamiento en la nube. Además de brindar disponibilidad permanente y seguridad de clase global, les da a los usuarios una flexibilidad completa para almacenar solo los datos que necesitan en un determinado momento, y todo, a un costo predecible basado solo en la capacidad utilizada. Esto permite a las organizaciones ampliar y reducir la cantidad de datos que se guardan en Lyve Cloud en tiempo real, según sea necesario, sin las típicas tarifas de ingreso y egreso de la nube por agregar o eliminar datos. Esto hace que Lyve Cloud se adapte de forma ideal como una solución para los problemas relacionados con el descubrimiento electrónico, ya que por lo general durante el litigio, el alcance y el tamaño de los conjuntos de datos relevantes cambian sin aviso. Otro desafío al que se enfrentan los bufetes de abogados, los proveedores del descubrimiento electrónico y otras organizaciones, es la necesidad de permitir que datos externos ingresen a sus sistemas, lo que da pie a posibles delitos cibernéticos o la instauración de software malintencionado. Lyve Cloud puede ayudar con este problema al mantener los datos separados de los sistemas de trabajo diario de la organización. Además, los datos almacenados en Lyve Cloud siempre se cifran en reposo y en tránsito, mientras que la inmutabilidad de los objetos defiende los datos del secuestro de datos, la corrupción o la eliminación.
Seagate administra la transferencia de datos de tal manera que garantiza la cadena de custodia y mantiene la procedencia de los datos a medida que se mueven entre distintas ubicaciones y dominios de datos. La transferencia de datos Lyve Mobile de Seagate, la cual se suministra como un servicio, ofrece maneras de mover grandes conjuntos de datos mediante unidades de capacidad masiva desde la periferia hasta la nube y hasta cualquier centro de datos de forma segura y confidencial. Este servicio es especialmente útil en litigios de patentes que requieren mover grandes archivos de diseño esquemático que deben alojarse en la oficina del bufete de abogados de una de las partes para su inspección bajo una orden judicial.
El ecosistema de Lyve se diseñó con la certeza de que ningún sistema funciona para todos. Por ejemplo, un típico usuario que se encuentra a distancia puede recopilar datos en una plataforma de Lyve Mobile, o puede transmitir los datos directamente desde la nube o los servidores locales a Lyve Cloud. En todas las situaciones, siempre se mantendrán la procedencia de los datos, la cadena de custodia y la seguridad. Esto proporciona una ventaja inicial en cuanto a la filtración y configuración de los datos cuando se alojan en Lyve Cloud para el proceso legal, la revisión y el análisis y la producción. Seagate también brinda servicios de restauración y preservación de datos heredados mediante sus servicios Lyve Managed Migration. Los datos heredados se pueden alojar fácilmente en Lyve Cloud y las empresas pueden ejecutar una variedad de herramientas de IA para obtener información e inferir conclusiones antes de presentarse ante los tribunales o al abogado de la contraparte.
Los datos permanecen visibles y transparentes para el propietario durante todo el ciclo de vida, ya sea durante la transmisión de los datos a través de una API de servicio de almacenamiento simple o mientras se utiliza una plataforma de Lyve Mobile, para cargarlos en Lyve Cloud. Todo el ecosistema de Lyve está armonizado y puede ofrecer acceso a los datos casi de inmediato sin necesidad de tener requisitos del sistema adicionales.
Toda la plataforma de almacenamiento de Lyve elimina cualquier incertidumbre con respecto a la transferencia y el alojamiento de datos, ya que ofrece seguridad contra el robo de datos mientras se realiza un descubrimiento electrónico en litigios urgentes y en todos los escenarios de la gestión de datos.
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